Innan vi pratar om att migrera till Microsoft Sharepoint, låt oss först fråga detta: vad är SharePoint?
SharePoint är en kraftfull kommunikations- och samarbetsplattform som skapats av Microsoft och som gör det möjligt för organisationer att arbeta mer effektivt. Microsoft SharePoint är en gemensam ”sharing-point” för att dela data mellan olika användare. Det är en enda plats för innehållshantering av data för företag. Företag kan utforma och skapa webbplatser och ge behörigheter till personer beroende på deras affärsbehov.
För att göra det enklare att förstå, låt oss ta Lego som exempel. Vi känner alla till Legoblock – vi kan bygga många olika strukturer av dem. Vi kan bygga tåg, fartyg, hus och mycket mer utifrån vår fantasi. SharePoint är en plattform som kan liknas vid legobitar. Det är en produkt med vilken vi kan bygga nischade saker som Content Management Systems (CMS), Document Management Systems (DMS), Intranet- och Extranet-portaler och mycket mer baserat på våra krav.
Om ditt företag överväger en uppgradering eller migrering är det viktigt att fråga sig om det är ett verkligt affärsbehov, eller om det bara drivs av ett IT-team som vill använda den senaste tekniken. Det finns kostnader förknippade med att ta till sig och lära sig använda teknik, och det är viktigt att fatta dessa beslut noggrant.
Låt oss nu se några skäl att migrera till den senaste versionen av en applikation eller plattform som Sharepoint:
För det första är det svårt att underhålla gamla versioner av en teknik som Microsoft SharePoint. Det finns en brist på människor som har erfarenhet av eller kunskap om Microsoft SharePoint 2003 eftersom det fanns färre Microsoft SharePoint-experter på den tiden. Erfarna medarbetare vill arbeta med de senaste versionerna.
För det andra ger uppgraderingar ökat stöd för nyare teknik som förbättrat webbläsarstöd, enhetsstöd och kontorsintegration. I miljöer med flera enheter ökar trycket på att tillhandahålla stöd för mobila enheter och alternativ som tidigare inte stöddes eller beaktades.
För det tredje måste IT-avdelningen vara mer lyhörd och påskynda uppgraderingscyklerna på grund av ökade förväntningar på användarupplevelsen av tekniken och fler alternativ.
Här är de främsta skälen till varför du bör flytta till Microsoft Sharepoint.
Bättre slutanvändarupplevelse
Microsoft SharePoint 2013 har förändrats avsevärt jämfört med de tidigare versionerna. Gränssnittet är renare. Sharepoint har förenklat designprocessen med några viktiga förbättringar. Användare kan enkelt anpassa aktuella och globala navigeringsmenyer direkt via drag and drop av menyalternativ.
Några av de andra förändringarna är enklare delning och behörighetshantering, samling över flera webbplatser, förbättrad uppgiftshantering och aggregering samt teman och tillgängliga designupplevelser för många utvecklare och slutanvändare.
Portal för företagssökning
Ett av de största problemen som en användare ställs inför när det gäller att hantera stora mängder data är att spendera mycket tid på att försöka hitta dokument och filer i systemet. Oavsett hur bra informationsarkitekturen är, är det inte alltid saker placeras på rätt plats. SharePoints förbättrade och mycket bättre sökning och subtila förbättringar som alternativen ”visa bibliotek” och ”skicka” gör att användarna kan hitta information mycket snabbare med snabb förhandsgranskning av dokument i webbläsaren.
Förbättrat arbetsflöde
Den senaste Microsoft SharePoint gör det enkelt att underhålla den tidigare SharePoint-motorn. Användare kan enkelt skaffa det nya tillägget Workflow Manager, som har kapacitet att köra en egen server. SharePoint ger stöd för arbetsflöden som ”godkännandearbetsflöden” som förbättrar dokumentprocesser och synlighet och kan till och med påminna användare om att de fortfarande behöver ge feedback. Användarna kan också utnyttja information från motsvarande databas för Service Bus och Workflow Manager själv. Det är också ganska enkelt att skapa arbetsflöden tack vare Task Process Designer Canvas.
Sociala nätverk för företag
Sociala nätverk spelar en nyckelroll i SharePoint-teamwork och det bidrar till flexibilitet genom att tillföra fler funktioner som hjälper dig att skapa community-webbplatser utan att betala extra. Det inkluderar möjligheten för användare att tagga, bokmärka och betygsätta innehåll. #Hashtags är en nyligen introducerad social taggningsfunktion. Socialt umgänge är möjligt via My Sites och Community Sites, som fungerar som forum för användare att kommunicera via diskussioner om ämnen.
Mobilapp för Sharepoint
I och med övergången till mobila enheter var det nödvändigt för Microsoft att skapa en app för surfplattor och smartphones. Microsoft meddelade att en SharePoint-app snart kommer att finnas tillgänglig för iPhone, Windows 10 och Android. Några av de nya funktionerna är: användarna kan kontrollera aktiviteten på webbplatsen, navigera med hjälp av snabbstart och se de senaste filerna, ansluta till webbplatser och portaler, få tillgång till de personer de arbetar med och använda flera konton.
Förbättrad Business Intelligence
Business Intelligence (BI) fortsätter att växa i SharePoints senaste versioner med förbättringar i MS Excel-klienten, MS Excel-tjänster, PerformancePoint och Visio-tjänster. Tack vare Excel-klientens minnesfunktioner kan företagsanvändare nu hämta data från olika källor och bygga fantastiska ark på några minuter. Sharepoint BI ger djupare affärsinsikter och analyser av stora datarapporter. Det ger också täta integrationer mellan Sharepoint och Excel.
Hög nivå av säkerhet och integritet
Användare kommer alltid att hitta ett sätt att få sitt jobb gjort. Och om säkerheten står i vägen för dem under arbetet kommer de att hitta ett annat, sannolikt mindre säkert sätt att få jobbet gjort. När deras arbetsinformation är känslig eller reglerad är säkerheten en viktig fråga. Mer än 200 000 organisationer världen över använder SharePoint, vilket innebär ca. 190 miljoner användare. Säkerhet är alltså ett av de viktigaste investeringsområdena i den nya SharePoint. MS SharePoint ger enkel åtkomst till viktiga data via intranät, extranät och publika applikationer. Det kan hjälpa dig att hantera behörigheter för appar, webbplatser och dokument.
Som du kan se är SharePoint en mycket stor plattform som kan hjälpa organisationer inom många områden. Det är viktigt att ha en allmän förståelse för de olika produkterna och alla huvudfunktioner innan man migrerar till Microsoft SharePoint. Migrationsprojektet är inte utan sina egna svårigheter och fallgropar. Så om det kommer en uppdatering av en sådan kärnteknik måste du ta väl hand om den och planera för den väl.
Leave A Comment